Projectplan nieuw ERP-systeem
1.1 Inleiding
In dit projectplan wordt er ingegaan op de verandering van het ERP-systeem van VerMISt BV. De reden van dit project is dat VerMISt BV een opsporingschip op de markt brengt, hierdoor kunnen klanten hun spullen, kinderen of huisdieren terugvinden door middel van een App. De reden van dit idee is dat mensen tegenwoordig veel dingen kwijt raken en het zoeken veel tijd kost. VerMISt BV wil dit voor voorkomen. VerMISt BV hoopt de processen door middel van een nieuw ERP-systeem optimaal te behouden. De invoering van dit systeem zorgt voor een betere samenhang tussen het ERP-systeem en de software die gebruikt wordt voor het opsporen van de chips. De heer Roelfsema wordt bedankt voor de begeleiding.
1.2 Projectopdracht
Het doel van dit project is om binnen twee weken het nieuwe systeem te installeren op iedere computer binnen VerMISt BV. Daarnaast worden alle gegevens die momenteel in het systeem staan, overgezet naar het nieuwe systeem. De medewerkers krijgen een cursus over het nieuwe ERP-systeem. Wanneer het ERP-systeem succesvol is geïnstalleerd, is het project geslaagd.
1.3 Reikwijdte van het project
Dit project zal de gehele organisatie beïnvloeden, alle gegevens zijn namelijk gekoppeld aan het ERP-systeem. Alle afdelingen worden dus aangepast. Dit project moet binnen twee weken zijn toegepast. Het doel van het project is dat de gegevensverwerking en de processen optimaal verlopen.
1.4 Projectorganisatie
Dit project wordt geleid door Microsoft in overleg met de heer S.A. Renkema. Daarnaast zijn vijf medewerkers binnen de werkgroep verantwoordelijk voor een goed verloop van het project.
Deze werkgroep bestaat uit:
- Marijn de Graaf;
- Jacomein Krielaart;
- Leslie Schokker;
- Lotte Schrijer;
- Manon Ulkeman.
1.5 Beoogde eindproduct
Het beoogde eindproduct is dat na twee weken het nieuwe ERP-systeem van Navision volledig werkt. De gegevensverwerking en de processen zullen dan optimaal zijn, daarnaast moeten de werknemers binnen twee weken een cursus over het ERP-systeem hebben gevolgd.
1.5 Fasering
Hieronder staan de fases voor het invoeren van een nieuwe ERP-systeem weergegeven.
- Ten eerste wordt het nieuwe ERP-systeem van Navision geïnstalleerd.
- Vervolgens worden de gegevens uit het vorige systeem overgezet naar Navision.
- Het systeem wordt gekoppeld aan de externe software.
- Het personeel krijgt een cursus over het nieuwe ERP-systeem Navision.
- Tot slot wordt het oude ERP-systeem verwijderd.
1.6 Tijdpad
Hieronder is het tijdpad voor het overstappen naar het nieuwe ERP-systeem weergegeven.
Week 1
Dag 1
Installeren nieuwe ERP-systeem
Dag 2
Installeren nieuwe ERP-systeem
Dag 3
Overzetten gegevens uit het vorige systeem
Dag 4
Cursus 1/4 van het personeel
Overzetten gegevens uit het vorige systeem
Dag 5
Cursus 1/4 van het personeel
Overzetten gegevens uit het vorige systeem
Week 2
Dag 1
Koppelen aan de externe software
Dag 2
Koppelen aan de externe software
Dag 3
Cursus 1/4 van het personeel
Dag 4
Cursus 1/4 van het personeel
Dag 5
Oude ERP-systeem verwijderen.
1.7 Belangengroepen
Het gehele team van VerMISt BV heeft belang bij het nieuwe ERP-systeem, daarnaast heeft de begeleider belang bij dit project. Microsoft heeft ook belang bij het verkopen van het nieuwe ERP-systeem Navision. Tot slot heeft het nieuwe systeem ook invloed op de toeleveranciers en de afnemers.
1.8 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
VerMISt BV is nog een aardig klein bedrijf, waardoor elke medewerker maar één bevoegdheid heeft binnen het management. Iedereen is van elkaar op de hoogte waar iemand mee bezig is. Doordat het werken met een leider naar onze mening effectiever is, is ervoor gekozen om Dhr. S.A. Renkema te benoemen als leider van dit project. Hierdoor neemt de leider de verantwoordelijkheid op zich om tussentijdse veranderingen op het gebied van ICT in de gaten te houden. Daarnaast is de leider verantwoordelijk voor het bepalen welke werknemer een cursus zal moeten volgen en op welk gebied.
Van Marijn de Graaf en Lotte Schrijer zal worden verwacht dat zij de bezoekers en klanten zullen inlichten over de mogelijke problemen op de site tijdens het project. Jacomein Krielaart, Leslie Schokker en Manon Ulkeman zullen ervoor zorgen dat de werkzaamheden met het doorvoeren van het nieuwe ERP-systeem naar behoren verloopt en dat er een back-up wordt gemaakt van de gegevens. Daarnaast wordt van alle medewerkers verwacht dat de verwachtingen van de heer S.A. Renkema op het gebied van dit project worden waargemaakt.
1.9 Communicatie
Communicatie zal binnen VerMISt BV niet voor grote problemen zorgen, door de nu nog kleine omvang van het bedrijf. Via de Website en de App zullen er aankondigingen worden gedaan naar de bezoekers dat de Website mogelijke beperkingen zal hebben deze periode. Via andere sociale media, zoals Instagram, Twitter en Facebook zal deze informatie ook worden gedeeld. Klanten zullen daarnaast een persoonlijke mail ontvangen met daarin een herinnering van de mogelijke storing. De communicatie die tussen Microsoft en VerMISt BV zal plaatsvinden, zal uitsluitend lopen via de heer S.A. Renkema. Dagelijks zal er om 08:30 uur gezamenlijk de planning van de dag worden doorgesproken, zodat elke medewerker overal van op de hoogte zal zijn. Naast de dagelijkse planning zal er maandelijks een bijeenkomst worden gehouden om de stand van zaken door te bespreken en waar nodig aan te passen.
1.10 Mensen, middelen en kosten
Het inzetten van mensen en middelen zal gepaard gaan met de nodige kosten. Op voorhand zullen alle mogelijke kosten in kaart worden gebracht om een zo goed mogelijk beeld te vormen. Dit om te voorkomen dat VerMISt BV voor onverwachte kostenposten komt te staan.
Kosten voor het invoeren van een nieuw ERP-systeem:
Microsoft rekent VerMISt €5000 toe om het gehele project te installeren. Microsoft zorgt bij deze prijs zelf voor de externe krachten en de overige benodigdheden. Om ervoor te zorgen dat de huidige gegevens niet verloren zullen gaan, zal er een back-up gemaakt worden ter waarde van €500. Naast deze kosten wordt er €150 per persoon gerekend voor de cursus, wat een totaal bedrag geeft van €900 voor alle medewerkers. Tot slot wordt er rekening gehouden met €600 kosten aan de niet gedane werkzaamheden, doordat de medewerkers van VerMISt op cursus zijn.
1.11 Kwaliteit
Kwaliteit is een belangrijk gegeven van een product en speelt bij VerMISt BV een zeer belangrijke rol. Zonder de juiste kwaliteit zal ook het project niet slagen. Om de kwaliteit zo goed mogelijk te waarborgen, dient er binnen het bedrijf goede communicatie te zijn. Wekelijks zal er een vergadering worden gehouden om zaken te bespreken en te kijken of alles nog loopt volgens plan. Indien nodig zal er een externe partij worden ingeschakeld om de kwaliteit mogelijk nog meer te verbeteren. Er zal naar een goede kwaliteit in het project worden gestreefd door goede communicatie en waar nodig een externe partij in te zetten.
1.12 Risico’s en randvoorwaarden
Aan het ontwikkelen en doorvoeren van een nieuw ERP-systeem zijn enkele risico’s verbonden. Het is belangrijk om van te voren mogelijke risico’s in kaart te brengen, om op voorhand te weten wat er mis kan gaan. Een mogelijk risico is dat er gegevens niet worden meegenomen in de overgang naar het nieuwe systeem. Hierdoor kunnen de gegevens verloren gaan. Om dit risico zo klein mogelijk te maken, dient er van te voren een back-up gemaakt te worden waar alle bestaande gegevens in worden opgeslagen. Daarnaast bestaat het risico dat het iets langer zal duren voordat klanten worden geholpen de komende twee weken. Dit komt, doordat de overgang naar een nieuw ERP-systeem enige tijd en aandacht vergt van de medewerkers. Een ander risico wat zich voor kan doen, is dat het ontwikkelen en invoeren van het nieuwe ERP-systeem langer duurt dan op voorhand wordt verwacht. Om mogelijke klachten te voorkomen, dienen er afspraken gemaakt te worden om de risico’s te voorkomen. Er zou gedacht kunnen worden aan het inschakelen van een externe partij. Voor het invoeren van het nieuwe ERP-systeem zal er een budget van €7000 ter beschikking komen, op basis van de gemaakte kostenanalyse.