Inkoopproces
Informatief bijschrift:
- Het ERP-systeem geeft een melding dat er nieuwe chips aan de voorraad moet worden toegevoegd. Dit komt doordat de voorraad te laag is, of er een bestelling is geplaatst.
- De contracten van de leveranciers worden vergeleken op prijs/kwaliteit. Hieruit wordt een keuze gemaakt met welke leverancier(s) een contract wordt aangegaan. De vertegenwoordiger gaat over de onderhandelingen over contracten.
- Het contract is verstuurd en door VerMISt bv ontvangen. Er wordt gekeken of het contract werkelijk aan de verwachtingen voldoet. Zo niet, gaat de koop niet door. Zo ja, geeft de afdeling inkoop het contract door aan de administratie.
- De administratie controleert en verwerkt de gegevens van het inkoopcontract en voert de gegevens in het ERP-systeem.
Informatief bijschrift:
- De leverancier verstuurt het contract naar de receptie van VerMISt bv.
- De receptie geeft het inkoopcontract vervolgens af aan de administratie.
- De administratie registreert het inkoopcontract in het ERP-systeem.
- De administratie raadpleegt het ERP-systeem of het contract aan de gestelde eisen voldoet. De administratie controleert of de prijs overeenkomt met de hoeveelheid goederen die vermeld staan op het contract.
- Indien het contract niet aan de eisen voldoet, neemt de afdeling inkoop contact op met de leverancier.
- De receptie ontvangt van de leverancier het nieuwe inkoopcontract en geeft dit door aan de administratie.
- De administratie raadpleegt het ERP-systeem of het nieuwe inkoopcontract aan de eisen voldoet en boekt de nieuwe factuur in het nieuwe crediteurenbestand.
Informatief bijschrift:
- De chips worden besteld bij een vooraf bepaald bestelniveau. Door het aanhouden van een veiligheidsvoorraad is de levertijd voor de consument slechts enkele dagen.
- Het hoofd van de afdeling inkoop plaatst de bestelling via het ERP-systeem bij de vaste leverancier.
- De leverancier keurt de bestelling en stuurt, bij goedkeuring, een orderbevestiging.
- De orderbevestiging wordt ontvangen door verMISt bv.
- Het hoofd van de afdeling inkoop bewaart de inkooporder in het ERP-systeem.
Informatief bijschrift:
- De factuur wordt ontvangen.
- De administratie controleert de gegevens van de factuur en raadpleegt het ERP-systeem of de gegevens correct zijn.
- Indien de gegevens niet correct zijn, neemt de administratie contact op met de leverancier en wordt om een retourfactuur gevraagd.
- De receptie ontvangt de retourfactuur en geeft deze af aan de administratie.
- De administratie raadpleegt het ERP-systeem of de gegevens kloppen.
- Indien de gegevens niet kloppen, geeft de administratie de nieuwe factuur aan de receptie.
- De receptie verstuurt de factuur.
- De magazijnmeester verstuurt de goederen.
- De afnemer controleert in het ERP-systeem of de nieuwe factuur nu wel klopt.
- Zo ja, dan betaalt VerMISt bv de factuur.
- De administratie krijgt de betaling binnen en boekt deze in het debiteuren systeem in.