Informatievoorziening

Bij VerMISt bv wordt gebruik gemaakt van één ERP-systeem, dit systeem heet Navision. Navision is een geautomatiseerd informatiesysteem. Binnen de organisatie wordt er relatief veel gebruik gemaakt van computers met de daarbij behorende software. Op deze computers wordt in de cloud gewerkt, waardoor alle geautoriseerde werknemers bij de gegevens kunnen. De computer is een efficiënt hulpmiddel binnen de informatievoorziening van welk bedrijfsproces dan ook, ook als het gaat om de informatievoorziening ten behoeve van de besturing van bedrijfsprocessen en de besturing van de organisatie. Er wordt gebruik gemaakt van een netwerkinfrastructuur, dit betekent het op grote schaal uitwisselen van gegevens tussen computersystemen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Telefoon aangesloten op de server. Indien een klant telefonisch contact opneemt met verMISt bv, zal er automatisch de klantgegevens van desbetreffende klant op het computerscherm verschijnen. Hiermee is de werknemer direct op de hoogte van eerder contact en gegevens van de klant, wat het contact direct persoonlijker en efficiënter maakt.
• Daarnaast is de printer aangesloten op de server, zodat printopdrachten van overal naar dezelfde printer gestuurd kunnen worden.
• Op de back-up unit wordt dagelijks een back-up van het systeem opgeslagen op de server.

 

Het is van belang dat het ERP-systeem voldoet aan de acht kwaliteitskenmerken van informatiesystemen.

Ten eerste moeten gegevens juist, volledig en tijdig beschikbaar zijn. Vervolgens moeten de gegevens in het systeem in overeenstemming zijn met de werkelijkheid. Ten derde moet het systeem zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende externe omstandigheden. Daarnaast is het systeem zodanig ingesteld dat er volgens een vooraf bepaalde werkwijze gegevens geregistreerd dienen te worden. Indien het systeem bedreigingen ondervindt worden deze bedreigingen door middel van maatregelen ondervangen. Hierbij kan gedacht worden aan, inlogcodes. Gegevens zijn enkel beschikbaar voor bevoegde medewerkers, zij hebben ieder een inlogcode om in de cloud te komen. Wanneer er vijftien minuten geen activiteiten plaatsvinden, is de medewerker genoodzaakt opnieuw in te loggen. Het systeem is relatief eenvoudig aan nieuwe eisen aan te passen. Tot slot is het systeem gemakkelijk in gebruik, inzichtelijk en begrijpelijk.

 

Het ERP-systeem dat verMISt bv gebruikt, voldoet aan bovengenoemde eisen. Het belangrijkste is dat het systeem up-to-date blijft en alle werknemers tijdig de gegevens invoeren. Navision is een gebruiksvriendelijk systeem en is door het wekelijkse onderhoud een geschikt ERP-systeem als informatiesysteem voor verMISt bv.

 

Beveiliging

Binnen verMISt bv wordt de beveiliging onderverdeeld in geprogrammeerde beveiliging en fysieke beveiliging.

Bij geprogrammeerde beveiliging is het voornamelijk belangrijk om gegevens in systemen te beschermen en te voorkomen dat ongeautoriseerde werknemers gegevens kunnen wijzingen. Alle computers binnen verMISt bv zijn beveiligd door middel van een inlogscherm, iedere werknemer heeft een inlogcode om op zijn of haar computer in te loggen. Deze inlogcode moet minstens één keer per jaar gewijzigd worden. Indien de werknemer is ingelogd, kan de werknemer alle software op de computer gebruiken. De computers zijn voorzien van een standaard softwarepakket, dit pakket kan niet door de werknemer zelf worden aangepast. Hiermee voorkomt verMISt bv dat er software met virussen wordt gedownload. Vervolgens is er een programma op de computer geïnstalleerd, die de medewerker na opnieuw inloggen met persoonlijke gegevens in de cloud brengt. Iedere medewerker is ondergebracht in een bepaalde werknemersgroep, welke voor bepaalde activiteiten geautoriseerd is. Denk hierbij aan bepaalde mappen binnen de cloud waar de medewerkers wel of niet toegang tot hebben. Na vijf foutieve inlogpogingen wordt het account geblokkeerd en gaat er een automatische mail naar de systeembeheerder, die het account kan deblokkeren. Bij iedere invoering en bewerking van gegevens wordt vermeld door welke werknemer dit is gedaan. Hierdoor kunnen eventuele problemen efficiënter worden opgelost.

 

Voor de fysieke beveiliging maakt verMISt bv gebruik van afgesloten ruimten door middel van een toegangspas en persoonlijke toegangscode, die aan elkaar gekoppeld zijn. De toegangscode is als toevoeging op het risico dat een sleutel gebruikt wordt door onbevoegde personen. Deze fysieke beveiliging wordt toegepast op de opslagplaats van de chips en de ruimte waar de systeemback-up staat. Door het inloggen wordt automatisch een logboek, van werknemers die in desbetreffende ruimtes zijn geweest, bijgehouden. Voor de medewerkers is het verboden om extern geheugen voor persoonlijke doeleinden te gebruiken. Op aanvraag bij de ICT kunnen nieuwe programma’s op de computer worden geïnstalleerd.